Politisch exponierte Person: Was bedeutet das für Sie

Was bedeutet politisch exponierte person konkret?

Auf den Punkt: Die Identifizierung von Geschäftspartnern als politisch exponierte Personen (PEPs) ist ein zentraler Baustein der Compliance. Für Unternehmen, die unter das Geldwäschegesetz (GwG) fallen, ist die PEP-Prüfung eine Pflicht. Doch auch für andere Betriebe ist das Wissen um den PEP-Status eines Partners ein wichtiger Faktor im Risikomanagement.

Die Identifizierung von Geschäftspartnern als politisch exponierte Personen (PEPs) ist ein zentraler Baustein der Compliance. Für Unternehmen, die unter das Geldwäschegesetz (GwG) fallen, ist die PEP-Prüfung eine Pflicht. Doch auch für andere Betriebe ist das Wissen um den PEP-Status eines Partners ein wichtiger Faktor im Risikomanagement. Dieser Leitfaden erklärt die Definition, die rechtlichen Hintergründe und die praktischen Konsequenzen für Ihr Unternehmen.

Wer gilt als politisch exponierte Person?

Die rechtliche Grundlage liefert das deutsche Geldwäschegesetz. Gemäß § 1 Abs. 12 GwG ist eine politisch exponierte Person eine natürliche Person, die ein hochrangiges öffentliches Amt ausübt oder ausgeübt hat. Der Status als PEP ist also keine Wertung, sondern eine faktische Feststellung aufgrund einer Funktion.

Das Gesetz zielt dabei auf Ämter ab, deren Inhaber einem erhöhten Risiko für Korruption, Bestechung oder andere Formen des Amtsmissbrauchs ausgesetzt sein könnten. Die Regelung gilt für Funktionen auf internationaler, europäischer und nationaler Ebene. Auch wichtige Ämter unterhalb der nationalen Ebene können relevant sein, wenn ihre politische Bedeutung vergleichbar ist.

Zu den typischen Beispielen für solche Ämter gehören:

• Staatsoberhäupter, Regierungschefs, Minister sowie deren Stellvertreter und Staatssekretäre
• Mitglieder von Parlamenten oder vergleichbaren gesetzgebenden Körperschaften
• Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien auf nationaler Ebene
• Richter an obersten Gerichtshöfen, Verfassungsgerichten oder anderen hohen Justizorganen
• Mitglieder der Leitungsorgane von Rechnungshöfen oder Zentralbanken
• Botschafter und andere hochrangige Diplomaten

Eine Person behält den PEP-Status auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt für eine gewisse Zeit. Das Gesetz sieht hier einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten vor. Die Risikobewertung muss jedoch individuell fortgeführt werden, solange ein Restrisiko besteht.

Erweiterter Personenkreis: Familie und nahestehende Personen

Die Sorgfaltspflichten beschränken sich nicht nur auf die Person, die das öffentliche Amt innehat. Das GwG weitet den Kreis der zu prüfenden Personen explizit aus. Auch unmittelbare Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen einer PEP fallen unter die Regelung, wie in L_2006214DE.01002901.xml - EUR-Lex definiert.

Familienmitglieder umfassen typischerweise:

• Den Ehepartner oder eingetragenen Lebenspartner
• Die Kinder und deren Ehe- oder Lebenspartner
• Die Eltern der PEP

Als bekanntermaßen nahestehende Personen gelten natürliche Personen, die enge geschäftliche Beziehungen zur PEP unterhalten oder aus anderen Gründen in ihrem engen Umfeld agieren. Dies können zum Beispiel Geschäftspartner sein, mit denen die PEP gemeinsam Unternehmen kontrolliert, oder Personen, die als Treuhänder für die PEP auftreten. Die Definition ist bewusst offen gehalten, um komplexe Verschleierungsstrukturen zu erfassen.

Die Konsequenz: Verstärkte Sorgfaltspflichten

Die Identifizierung eines Geschäftspartners als PEP oder als zugehörige Person führt nicht zu einem Geschäftsverbot. Stattdessen löst sie die Pflicht zur Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten aus. Das bedeutet, dass Unternehmen diese Geschäftsbeziehung genauer prüfen und überwachen müssen als andere.

Das Ziel ist es, die Herkunft der eingesetzten Vermögenswerte nachzuvollziehen und die Plausibilität der Transaktionen zu bewerten. Für Unternehmen bedeutet das konkret:

1. Zustimmung der Führungsebene: Die Aufnahme oder Fortführung einer Geschäftsbeziehung mit einer PEP erfordert die Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene.
2. Herkunft der Mittel klären: Es müssen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Herkunft der Vermögenswerte und des Vermögens des Partners zu ermitteln.
3. Fortlaufende Überwachung: Die Geschäftsbeziehung muss einer kontinuierlichen und intensivierten Überwachung unterliegen. Jede Transaktion muss auf ihre Stimmigkeit geprüft werden.

Diese Maßnahmen dienen der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und sollen verhindern, dass das Finanzsystem für illegale Zwecke missbraucht wird.

In der Praxis: Für eine effiziente Umsetzung dieser Pflichten können Compliance-Verantwortliche auf spezialisierte Prüfdienste wie Am I Compliant zurückgreifen.

Praktische Umsetzung der PEP-Prüfung

Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie diesen Pflichten im Geschäftsalltag nachkommen können. Die manuelle Prüfung von Geschäftspartnern ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Die Listen potenzieller PEPs sind lang, dynamisch und global verteilt.

Daher ist ein systematischer, risikobasierter Ansatz im Rahmen der Geschäftspartnerprüfung (Know Your Customer, KYC) erforderlich. Spezialisierte Softwarelösungen haben sich hier als Standard etabliert. Diese gleichen die Daten von Kunden und Lieferanten automatisiert mit aktuellen PEP-Datenbanken und Sanktionslisten ab.

Ein solcher Prozess umfasst typischerweise folgende Schritte:

• Screening: Bei der Anlage eines neuen Geschäftspartners oder in regelmäßigen Abständen werden Name und weitere Identifikationsmerkmale gegen PEP-Listen geprüft. Eine effiziente Lösung wie Am I Compliant ermöglicht diesen Abgleich in Sekunden und liefert zudem die notwendigen Nachweise für die Dokumentation.
• Trefferbewertung: Bei einem potenziellen Treffer (z. B. bei Namensgleichheit) muss manuell geprüft werden, ob es sich tatsächlich um die gesuchte Person handelt. Geburtsdaten oder Länderzugehörigkeit helfen bei der Differenzierung.
• Dokumentation: Der gesamte Prüfprozess, die Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Maßnahmen müssen lückenlos und revisionssicher dokumentiert werden. Dies ist entscheidend, um bei einer externen Prüfung die Einhaltung der Sorgfaltspflichten nachweisen zu können.

Moderne Compliance-Werkzeuge integrieren die PEP-Prüfung oft in ein breiteres Screening, das auch die Abfrage von Sanktionslisten, wie sie etwa im Rahmen der Russland-Sanktionen relevant sind, umfasst. So erhalten Unternehmen ein umfassenderes Bild der Risiken, die mit einem Geschäftspartner verbunden sind. Diese integrierte Sicht ist besonders wichtig, da die Eigentümerstrukturen, beispielsweise bei der Identifizierung der Schattenflotte, oft bewusst verschleiert werden und bis zu politisch exponierten Personen reichen können.

Letztlich ist die PEP-Prüfung ein unverzichtbarer Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Management-Systems. Sie schützt das Unternehmen vor Reputationsschäden und empfindlichen Strafen und leistet einen Beitrag zur Integrität des Wirtschaftsstandorts.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eine Geschäftsbeziehung mit einer PEP verboten? Nein, eine Geschäftsbeziehung mit einer politisch exponierten Person ist nicht grundsätzlich verboten. Die Identifizierung als PEP löst jedoch die Pflicht zu verstärkten Sorgfaltspflichten aus, was eine intensivere Prüfung und Überwachung der Geschäftsbeziehung erfordert.

Wie lange gilt eine Person als PEP? Nach deutschem Recht (§ 1 Abs. 12 GwG) behält eine Person den PEP-Status für mindestens ein Jahr nach Niederlegung des öffentlichen Amtes. Die risikobasierte Betrachtung kann jedoch eine längere Einstufung als risikoreich rechtfertigen, abhängig von der fortbestehenden Einflussmöglichkeit der Person.

Was ist der Unterschied zwischen einer PEP-Liste und einer Sanktionsliste? Eine Sanktionsliste enthält Personen, Organisationen oder Staaten, gegen die Finanz- oder Handelsbeschränkungen verhängt wurden. Geschäfte mit gelisteten Parteien sind in der Regel verboten. Eine PEP-Liste dient der Identifizierung von Personen in einflussreichen Positionen, um ein erhöhtes Risiko für Korruption und Geldwäsche zu managen. Der Status als PEP führt zu verstärkten Prüfpflichten, nicht automatisch zu einem Verbot ^[1], ^[2], ^[3].